Calendario y planificación sugerido para dos días

(1) Sugerencia sobre la gestión de los participantes:

1. Verificar el número de participantes en cada grupo. 

2. Los miembros que organicen la competición por primera vez, deberán limitar el número de participantes a 500 personas.
Los miembros que hayan organizado la competición dos veces o más, deberán limitar el número de participantes a 600 personas.
(Los participantes que no alcancen una puntuación total de al menos 300 puntos, no recibirán ningún premio ni certificado)

3. La distribución de los premios es de un 20% de campeones, un 20% de segundos finalistas, un 30% de terceros finalistas y un 30% de cuartos finalistas (los correctores de exámenes pueden enviar la lista a la Secretaría para su confirmación). 

4. A partir de este año, en caso de que varios participantes tengan la misma puntuación total, la clasificación final será determinada por los desempates.  Si tienen las mismas puntuaciones en los desempates, se comparará la puntuación de cada asignatura en el orden de la competición. Si los participantes aún comparten las mismas puntuaciones en todas las materias, se llevará a cabo un desempate extra, y el tiempo será de 45 segundos.   

5. Verificar los nombres de los pases de identificación con la lista.

6. Utilizar remeras de diferentes colores para cada grupo (se recomienda utilizar el mismo color que los papeles de prueba de cada grupo).

(2) Sugerencias sobre los premios y trofeos:

1. La distribución de los premios es de un 20% de campeones, un 20% de segundos finalistas, un 30% de terceros finalistas y un 30% de cuartos finalistas.

 2. El trofeo al mejor entrenador es uno para cada grupo, 5 en total
(La Secretaría ofrece una beca de 100 dólares a cada ganador del campeón de campeones)
 

 3. Premios de contribución: el número de premios de contribución disponibles para un país depende del número de participantes
De 1 a 9 participantes: un premio de contribución gratuito por cortesía del país anfitrión.
De 10 o más participantes: dos premios de contribución gratuitos por cortesía del país anfitrión.
Si más cantidades son requeridas, pueden ser solicitados al país anfitrión. Estos premios adicionales se cobrarán según cotización del país anfitrión.

 4. La Secretaría gestiona todos los detalles de la organización de los eventos adicionales de cada año, desde la preparación hasta la celebración. Se recomienda programar estos eventos adicionales entre las 11 am y las 12 pm del día de la competición.
Para todos los trofeos, medallas y premios, se sugiere utilizar un diseño diferente para los distintos premios. Utilice material de alta calidad y resistente para los premios, y deben tener cajas para ser transportados fácilmente.

(3) Sugerencias sobre el diseño de los exámenes:

  1. La Secretaría sólo proporcionará los archivos de los exámenes. El país anfitrión es responsable de la impresión. 

  2. Asegúrese de que haya suficientes copias para todos los participantes. Cada país y miembro observador recibirá un set de examen.  (Prepare alrededor de 30 juegos para los miembros oficiales y observadores). 

  3. Utilice diferentes colores para los distintos grupos para facilitar su reconocimiento. Imprima los números de identificación en la parte posterior de los papeles de antemano, para que los participantes puedan verificar el número durante la competición. 

  4. Los exámenes deben ser sellados y guardados en un lugar seguro después de haber sido impresos y calificados. En el día de la competición, el juez principal abrirá el sello en publico para mostrar equidad.

(4) Sugerencias sobre la publicación anual:

1. Recomendamos que la publicación tenga alrededor de 64 páginas. 

2. Cada participante debe recibir un ejemplar.

3. Cada presidente debería recibir dos ejemplares.

4. Reserve 20 ejemplares para la Secretaría (con fines promocionales).

(5) Sugerencia para los certificados:  

  1. Utilice la función Mail Merge de Word o programas similares para imprimir los certificados. 

  2. Como alternativa, imprima los certificados con los nombres de los participantes y ponga el sello cuando salgan los resultados. 

(6) Sugerencias sobre la asignación del personal: 

Todo el personal debe llevar un uniforme o chaleco del mismo color para facilitar su identificación.  También deben llevar una identificación. Sus obligaciones son:

  1. Izar las banderas o carteles de cada país en la ceremonia de apertura. 

  2. Distribuir los exámenes a los concursantes (sugerimos asignar de 25 a 30 personas para esta tarea. Cada uno es responsable     de una fila). Encargarse del manejo y traslado de los exámenes a los correctores.

  3. Calificar los exámenes. Se sugiere asignar una persona por cada 15 o 20 participantes. Lo ideal es asignar por fila de asientos.

  4. Registrar los puntajes en la computadora. Se sugiere al menos dos grupos. Uno lee los puntajes y el otro registra en la   computadora. Imprimir los documentos. Preparar y recopilar el informe de los puntajes. Distribuir una copia para cada presidente para  la ceremonia de entrega de premios.

  5. Personal de la ceremonia de entrega de premios 

A. Organizar los participantes por sus grupos y premios (asignar suficiente personal para cada grupo. Se sugiere asignar a una persona por cada 25 o 30 participantes. Por ejemplo, si hay 120 concursantes en el grupo B, asignar de 4 a 5 personas) 

B. Asignar al menos dos personas en el escenario para guiar a los participantes y a los invitados cuando sus nombres sean mencionados. Asignar al menos 5 personas en el escenario para encargarse de los premios y trofeos. Deben llevar el mismo uniforme y guantes blancos.

  6. Asignar un juez principal. Sugerimos que esta persona sea uno de los presidentes honorarios. El juez principal puede entrar en    la sala de calificación para resolver cualquier posible disputa o irregularidad.

  7. Sugerimos ubicar a los miembros del personal frente al escenario. Ellos se encargarán de la organización de los exámenes y       entregarlas al equipo que las distribuye. Esta es una tarea muy importante, es así que personas con experiencia deben ser   asignadas para esta tarea.

(7) Servicio de catering y de organización de los asientos:  

  1.  Los presidentes de diferentes países pueden ser organizados en la misma mesa para el almuerzo (alrededor de cinco mesas).

  2. Guiar a los participantes y a sus familiares a sus asientos durante el almuerzo.

  3. Los platos deberían ser principalmente mariscos (tratar de no preparar carne de cerdo para respetar los hábitos alimenticios de los     países musulmanes).  

  4. Planificar la cantidad de invitados de antemano para controlar el número real de comidas, la cual ahorrará mucho tiempo y facilitará   la distribución de los asientos.

(8) Recomendaciones para la disposición de los asientos de los invitados VIP y de los participantes: 

1. Se recomienda que los participantes estén sentados frente al escenario, con una distancia de unos 30 cm entre ellos, para evitar influencia mutua o la copia de las respuestas.
2. Evite sentar a los participantes del mismo país juntos para evitar la copia y la distracción.
3. Considerar la posibilidad de sentar a los participantes del Grupo A más cerca del escenario ya que son más jóvenes y necesitan más atención,  y luego seguidos por el Grupo B, C y D.
4. Reservar asientos para todos los presidentes actuales, los tres representantes de la Secretaría y otras personalidades e invitados.
5. Considerar la posibilidad de sentar a los miembros de la familia del mismo país en la misma zona para mejor comunicación.
6. Los trofeos y las medallas no necesariamente deben estar en el escenario (a menos que el escenario sea lo suficientemente grande). . Se recomienda sólo dejar el trofeo del primer puesto de cada grupo en el escenario, y el resto dejarlos al lado del escenario, para que el personal pueda entregar los trofeos a los participantes directamente mientras se alinean y suben al escenario.
7. Utilizar diseños llamativos y colores vibrantes para el escenario y el fondo.
8. Cada país debe proporcionar dos de sus banderas nacionales (si aún no lo ha hecho). Los miembros observadores deberán preparar tres banderas (dos para el país anfitrión y una para uso de la Secretaría). Una bandera se utilizará durante la entrada en la ceremonia de apertura y se colocará en el escenario. La otra se utilizará para exhibirla en la sala. 
La bandera oficial de PAMA es grande, de 150 cm x 170 cm, y no es adecuada ponerla en una asta. Es necesario colgarla. 
9. Preparar mantel de mesa, placas o stickers de número y souvenirs para los participantes y colócalos en las mesas antes del evento.

(9) Evento anual de demostración extra (torneo de premios, aritmética mental demostrativa y cálculo flash)

1. En la reunión previa a la competición, la Secretaría explicará los procedimientos del evento. La Secretaría preparará los materiales necesarios e informará al país anfitrión si se necesita algún equipo (como un proyector) con anticipación.

(10) Recomendaciones para la ceremonia de apertura: 

1. El orden de entrada: la Secretaría y la bandera principal de PAMA, todas las banderas de los países miembros por orden alfabético y las banderas de los miembros observadores. (Sugerimos que se reproduzca el himno nacional de cada país durante su entrada)  

2. Asignar a un miembro del personal que lleve el cartel con el nombre y la bandera de un país. Les siguen el presidente y uno de los participantes del mismo país.

3. Discurso de apertura: tres discursos de apertura (como máximo), del presidente del país anfitrión, de personalidades del país anfitrión o del presidente de honor. (de alrededor de tres minutos más la traducción en la lengua materna y en inglés) del presidente del país anfitrión, del presidente y del invitado VIP del país anfitrión. Cada discurso no debe ser más de 3 minutos incluyendo traducción, y sólo debe ser principalmente en idioma del país anfitrión y en inglés. 

4. Entregar certificados de los presidentes del mismo año, por el invitado VIP del país anfitrión.

5. Organizar uno o dos espectáculos para la ceremonia de apertura.

(11) Durante la competición: 

1. Sugerimos que el presidente del país anfitrión sea el juez principal.

2.Se propone que el primero de las siete categorías sea presentado por el presidente del país anfitrión, mientras que los restantes pueden ser presentados por diferentes presidentes o por dos presidentes para cada tema, dependiendo del número de participantes de cada país.

3. Demostrar los silbidos y comandos de comienzo y finalización antes de comenzar.

4. Debe haber al menos dos presentadores o conductores de la ceremonia, uno para el idioma local y el otro para inglés.

5. La competencia de cálculo flash es organizado y presentado por la Secretaría, y se debe asignar un traductor para este evento. Al tratarse de una competición eliminatoria, se requiere improvisación a las distintas situaciones que podría ocurrir en el proceso. Al menos diez profesores deben asistir en la calificación. Presidente y a los representantes de los países observadores que no tengan trabajo asignado, pueden ayudar en la calificación también.

12. Sugerencias para el show de talentos: 

1. Deber haber suficiente espacio en el escenario para los shows.

2. Organizar el orden de los espectáculos, que deben ser de 5 – 8 minutos para cada país. Asignar personas para controlar la música, guiar a los participantes y la conducción del show.

(13) Recomendaciones para la ceremonia de entrega de premios: 

Asignar un jefe de ceremonia. Proponemos el nombramiento de un presidente de honor que se encargará de la presentación y los preparativos de la ceremonia. Debe mantenerse en contacto con los presentadores de ceremonia en todo momento. Tener en cuenta de los siguientes puntos:

1.Informar a los presidentes de sus responsabilidades en la ceremonia de entrega de premios durante la reunión previa a la competición. Prepararles los documentos necesarios para que estén preparados.  Los presentadores deben tener planes en caso de que el presidente no esté presente para entregar los premios.

2. El discurso para la entrega de premios debe ser en dos idiomas (lengua local e inglés) en un tiempo de tres minutos cada uno, y se recomienda que el presidente del país anfitrión y un invitado VIP de ese país sean los encargados.

3. Durante la entrega de la bandera PAMA, el presidente del próximo país anfitrión dará un breve discurso de aproximadamente tres minutos.

4. Asegurar de que cada miembro del personal conoce sus funciones (refiérase al quinto punto de (6) para más detalles)

5. Los trofeos del campeón de campeones y del premio al mejor entrenador deben tener un diseño único. Estos dos premios del mismo grupo suelen anunciarse juntos. Los padres y los profesores son invitados al escenario para que puedan compartir la alegría con los ganadores. 

(14) Sugerencias para la reunión previa a la competición y la cena de bienvenida: 

1. La Secretaría recaudará la cuota de admisión, la cuota anual y otras. 

2.El país anfitrión explicará el desarrollo de la competición y detalles para la cooperación.

3.La Secretaría explica las reglas del torneo de premios, aritmética mental demostrativa y cálculo flash.

4.El país anfitrión distribuye el material relacionado con la competición (publicaciones, camisetas, tarjetas de participación, documentación relacionada con la competición).

5.Presentar a los miembros observadores. 

6.Todos los miembros revisan las actas de reuniones proporcionadas por la Secretaría.

7.Cena de bienvenida e intercambio de souvenirs

(15) Recomendaciones para la cena de celebración: 

1. Distribución de los certificados de los participantes y de las puntuaciones completas del concurso y de los exámenes simulados. 

2. Analizar la competición y discutir sobre las posibles deficiencias, como precaución para la competición del próximo año.

3. Entregar los materiales al siguiente país anfitrión (banderas de cada país, banderas principales de PAMA y astas).

(16) Otros recordatorios y sugerencias: 

1. Sugerimos que el país anfitrión envíe las facturas de todos los gastos relacionados con la competición a todos los miembros al menos un mes antes de la competición para su verificación, y así evitar errores en el momento del pago. 

2. Recordar a los participantes que llevan pequeños souvenirs de alrededor de US$10, para intercambiar con otros participantes durante el almuerzo y hacer nuevos amigos.

3. Organizar el orden de las sesiones fotográficas grupales después de la competición.

4. El país anfitrión debe asignar un fotógrafo y un camarógrafo profesionales para grabar todo el evento. Las fotos y los videos serán compartidos con todos los miembros. Durante la entrega de premios, solo un fotógrafo de cada país puede tomar fotos, el cual debe tener un chaleco de identificación emitido por la Secretaría. 

5. A excepción de los fotógrafos y camarógrafos, los profesores y los padres no están autorizados a entrar en la zona de competición.  El secretario general y el vicesecretario estarán en el lugar para ayudar en caso de que ocurra alguna situación.

6. Los miembros del personal que distribuyen los exámenes a los participantes también deben estar capacitados para mantener las órdenes y corregir cualquier infracción entre los participantes. 

7. El país anfitrión anunciará la hora y el lugar de las reuniones previas, posteriores a la competición y otras. 

8. Sugerimos que se coloque código QR del sitio web de PAMA Global en carteles y pósteres alrededor del lugar, para que todos puedan estar al día de los eventos de la asociación.

9. El país anfitrión se encargará de las medallas para el concurso de cálculo flash y la Secretaría se hará cargo de los gastos. El presupuesto es de alrededor de US$20 dólares por cada medalla y se necesitan diez.

10. El país anfitrión debe preparar pequeñas banderas de todos los países asistentes con soportes, para ser colocadas en las mesas, en todas las reuniones y en el escenario durante la competición.

11. Si el país anfitrión requiere que la Secretaría ordene manteles en su nombre, por favor notificar tres meses antes de la fecha de la competición. Cada uno es de US$3. 

12. El país anfitrión podrá invitar a los medios de comunicación o a las cadenas de televisión para que cubran el evento e informen sobre el mismo y así incrementar la reputación de la asociación.

13. Es necesario enviar los documentos oficiales de invitación de la competición a todos los miembros al menos tres meses antes de la fecha de la misma. Esto permitirá que todos los miembros tengan tiempo suficiente para colaborar con sus departamentos gubernamentales y para que los estudiantes y los padres puedan solicitar las visas en casos necesarios.  

14. Algún otro punto no incluido en esta guía será notificado en el futuro por separado.